מהי האפקטיביות של מערכות בסיסי נתונים בתוך ארגון?

הפקת דוחות ושליטה על מידע

מערכות בסיסי הנתונים מאפשרות לעקוב אחר שינויים עסקיים שוטפים לרבות: היקף מכירות יומי, חודשי או שנתי בהשוואה לתקופה מקבילה בשנים קודמות, מעקב אחר תקציבים, מעקב אחר ניצול שעות עבודה, מעקב אחר מצבות מלאי של פריטים, צבירת נתונים על לקוחות, צבירת נתונים על מתחרים, מגמות עסקיות, אופנות ועוד. מערכות בסיסי נתונים תומכות בביג דאטה ולכן מאחסנות נתונים בסדר גודל רחב ושולפות אותם במהירות ובהקשר הנכון. מערכות אלו מחליפות את העבודה על קובצי אקסל, אקסס או קובצי דאטה אחרים שהצריכו תחזוקה שוטפת ושעות עבודה רבות רק לשם ארגון הנתונים.

מערכות לניהול בסיסי נתונים משמשות את הארגון ואת הגורמים המקושרים אליו ברמת הפעילות השוטפת לדוגמה:  מנהל המחסן יוכל להריץ שאילתה שבה הוא מבקש לאתר את כלל הפריטים שתוקפם עתיד לפוג בחודש הקרוב ולהפיץ את הדו"ח למחלקת השיווק והמכירות כדי שאלו יקדמו את מכירת הפריט מבין הלקוחות הקיימים. עם ספק מסוים מתחבר לארגון באמצעות פורטל הוא יכול לצפות במידע היסטורי על ההזמנות שלו, קצב הצריכה שלו ועוד ולייעל את הסכמי המסגרת העתידיים שלו. אלו רק שתי דוגמאות לאינספור שימושים רווחים במידע מצטבר המוצג בהתאמה לעולם התוכן ולהגדרה המקצועית של קהל היעד.

לקדם מכירות ולהקדים את הצורך של הלקוחות.

ארגוניים קמעוניים נעזרים בבסיסי נתונים כדי להציע ללקוחות מוצרים משלימים שנרכשו על ידי לקוחות בעלי אותם מאפיינים דמוגרפיים מאותו פלח שוק. לדוגמה: רשת סופרמרקטים גדולה מציעה ללקוחות הטבות והנחות למוצרים שהלקוח מכיר ורוכש אך לא כלל בסל הקניות הנוכחי שלו, או לחילופין אם לקוח רוכש פריט מסוים המערכת יכולה להמליץ באופן אוטומטי על פריטים משלימים או דומים שרכשו לקוחות אחרים. החישובים נעשים במהירות ואף "בזמן אמת" ובכך מעלים את הסיכוי לממש את ההצעה עוד במועד המכירה.

להבין את מגמות העתיד על סמך העבר

מערכות לניהול בסיסי נתונים אנליטיות כוללת גם ארכיב, שבו ניתן נשמרים נתונים לאורך שנים. משתמש המערכת יכול לגשת למידע בכל עת לצורך העמקת הניתוח והבנת המגמות (לדוגמה לבחון תקופה שהתאפיינה בשינויים דומים לשינויים המתרחשים בשוק ולראות כיצד הצרכנים הגיבו לשינויים, האם המכירות עלו? מהם הפריטים הנמכרים ביותר בתקופה זו? ועוד) כיוון שהמידע מאוחסן בארכיב הוא לא מאט את קצב המערכת, שכן הניתוח נעשה לעיתים בשרת שונה (מסדי נתונים מבוזרים) תחת מערכת הניהול המרכזית.