טפסים מקוונים - איפה אנו נתקלים בהם?

ובכן, כבר היום הטפסים המקוונים תופסים חלק נכבד ומשמעותי במעטפת השירותים שאנחנו יכולים לקבל ממשרדי ממשלה שונים, מרשויות המס (מע"מ, מס הכנסה וביטוח לאומי), מהרשויות המקומיות, מקופות החולים ומרכזי הרפואה, ממערכת הבנקאות, מחברות וגופים פיננסיים (חברות ביטוח, בתי השקעות, חברות מימון ועוד), וכמובן באתרי המכירות ברשת האינטרנט, במוסדות להשכלה גבוהה ובמסגרת תהליכי גיוס, השמה וראיונות עבודה אצל המעסיקים.

מה זה בדיוק טופס מקוון?

רובנו נתקלים במונח טופס מקוון כאשר אנחנו נדרשים למלא מסמך כלשהו באתר כזה או אחר, לדוגמה במסגרת השירות המקוון של ארגונים ממשלתיים כמו רשויות המס, רשות מקרקעי ישראל ועוד. למעשה, הטופס המקוון הוא טופס דיגיטלי לכל דבר, את המסמך מכינים באמצעות מערכת ייעודית להפקת ולשליחת מסמכים דיגיטליים לצורך החתמה מרחוק. במציאות של היום יש שימוש נרחב בטפסים הדיגיטליים בגלל הנוחות והיתרונות הרבים שהם מציעים, הן ליחידים והן לבעלי עסקים ולארגונים. את הטופס מכינים בתוכנה ייעודית, ניתן לסמן את הדות למילוי, כולל שדה להוספת חתימה דיגיטלית, ובקליק מהיר אפשר לשלוח את הטופס ללקוח, לספק או לכל גורם אחר. לאחר שליחת הבקשה למילוי הטופס ולחתימה עליו מרחוק, הנמען מקבל הודעה בנייד או במייל, הוא לוחץ על הקישור כדי לפתוח ולערוך את הטופס המקוון, ממלא אותו בקלות וחותם עליו.

יתרונות הטפסים הדיגיטליים

לטפסים המקוונים יש יתרונות רבים ומשמעותיים, היתרונות המרכזיים הם:

• הטופס המקוון חוסך את השימוש בנייר.
• אין צורך לרוץ לדואר ולרכוש מעטפות ובולים כדי לשלוח מסמכים להחתמת לקוחות וספקים.
• המעבר למערכת טפסים דיגיטליים חוסך זמן עבודה, מייעל את העבודה בעסק או בארגון וחוסך בעלויות כוח אדם וציוד משרדי.
• קיצור משמעותי של תהליכי החתמת לקוחות, מנהלים, ספקים, בעלי מניות וכו'.
• אין צורך לתאם פגישה או לרדוף אחרי לקוח או נמען אחר כדי שהוא יחתום על הטופס.
• המעבר לטפסים המקוונים מבטיח סדר וארגון במקום העבודה וניתן לנהל בקלות ארכיב ממוחשב.
• שיפור השירות ללקוחות העסק או הארגון.
• כלי אוטומציה לייעול העבודה בעסק.
• אפשרות לבצע סבב חתימות מהיר ללא תיאום פגישות.
• פתרון ירוק המבטיח תדמית של עסק/ארגון השומר על הסביבה.

איפה אנחנו נתקלים בטפסים הדיגיטליים?

השימוש בטפסים הדיגיטליים נפוץ מאוד כיום, הן על ידי ארגונים ממשלתיים והן על ידי עסקים ובעלי מקצועות חופשיים. כך לדוגמה, בתקופת הקורונה רבים מילאו הצהרת בריאות יומית, זהו טופס מקוון לכל דבר ועניין, וכיום ההורים לילדים ממלאים שלל טפסים מקוונים הנוגעים לילדים הלומדים במסגרות החינוך השונות.

כמו כן, הטפסים הדיגיטליים נמצאים בשימוש נרחב במוסדות להשכלה גבוהה, בקרב המעסיקים שעברו לשיטות מתקדמות והיברידיות לגיוס מועמדים לעבודה,  ואחר הטפסים המקוונים השימושיים ביותר הוא טופס 116 לתיאום מס עבור שכירים ועצמאים. בנוסף לזאת, בשירותי הרפואה עברו להשתמש בטפסים מקוונים כדי לייעל את העבודה ולחסוך זמן, וגם ברשויות המס עברו לדיווחים מקוונים בנושאים שונים, לרבות דיווח חודשי או דו חודשי למע"מ ודוחות למס הכנסה.