מתכננים אירוע קטן - מה חשוב לקחת בחשבון?

גם בראשון לציון ניתן למצוא את הטרנד הזה בלא מעט מקומות לאירועים, אשר מארחים אירועים מצומצמים בני לא יותר ממאתיים אורחים. הסיבות לבחור לערוך אירוע קטן הן רבות ומגוונות – החל מהרצון באירוע אינטימי עם מוזמנים קרובים בלבד ועד לחיסכון הפוטנציאלי בהוצאות על האירוע. במידה וגם אתם שוקלים לערוך את האירוע שלכם בפורמט מצומצם, מהן הנקודות המרכזיות והחשובות ביותר שיש לקחת בחשבון כאשר מתחילים לתכנן את המאורע?

המפתח הוא בהרכב רשימת המוזמנים – מה שהופך אירוע לקטן הוא גודל רשימת המוזמנים. אירועים בהם רשימת המוזמנים עומדת על כמאתיים אורחים ומטה נחשבים לאירועים קטנים. הסוד להפקת אירוע אשר אכן יתאפיין במאפיינים הרצויים של אירועים קטנים (אווירה אינטימית ונעימה וכו') טמון בהרכב רשימת המוזמנים – הרעיון הוא להכניס לרשימה האקסקלוסיבית הזו בעיקר אנשים שבאמת קרובים אליכם בחיי היומיום – משפחה קרובה, חברים טובים או חברי ילדות שנשארו איתכם לאורך כל הדרך ומכרים עימם אתם בקשר טוב ויומיומי בלבד. ברגע שמתחילים להתפזר ולהזמין חברים של ההורים מהעבודה שאתם בקושי מכירים או דודות מדרגה שלישית שלא ראיתם מאז הילדות, מאבדים את הרעיון של אירוע קטן בו מרבית המוזמנים מכירים טוב מאוד את בעלי האירוע, כמו גם אחד את השני.

מקומות מתאימים לאירועים קטנים – לאחר שהרכבנו רשימת מוזמנים מתאימה, הנקודה החשובה הבאה היא למצוא אולמות לאירועים קטנים (או גני אירועים) אשר מותאמים לאירוח אירועים כאלו, ואף מתמחים באירועים מצומצמים. נכון, גם אולמות וגנים גדולים ינסו לשכנע אתכם שכדאי לכם לערוך את האירוע אצלם, גם אם הוא קטן יחסית, אך גנים ואולמות לאירועים קטנים אשר מתמחים בז'אנר לרוב יתאימו מיותר – הם בנויים ומעוצבים בצורה מתאימה, הם מתמחים באירועים מצומצמים ועובדים עם ספקים מתאימים וכו'. על פי רוב, ניתן להבחין בהבדל ניכר בין אירוע קטן במקום המיועד לכך לבין אירוע קטן במקום המיועד לאירועים גדולים ועבור הסבה מאולתרת על מנת לארח אירוע מצומצם יותר.

לתכנן את התכנית האמנותית  בהתאם – כאשר מספר המוזמנים באירוע קטן יחסית, זה משנה את כל הנוגע לאווירה ולדינאמיקה החברתית באירוע. כדאי לקחת את זה בחשבון כאשר מתכננים את התוכן של האירוע, החל מהחופה (במקרה של חתונה) ועד לתכנית האמנותית בין אם מדובר בריקודים, הופעת אומן או כל תוכן אחר שמישהו מהאורחים/עורכי האירוע הכינו. קחו בחשבון שבמקרה של תוכן אומנותי ייחודי שמכינים לכבוד האירוע אתם צפויים להעביר אותו מול קהל קטן יחסית, כך שכדאי להתאים גם את התוכן ולא להכין משהו שמתאים יותר לקהל גדול שעושה הרבה רעש...

מפיק אירוע או מעצב שמתמחה בתחום – במידה ואתם עובדים עם מפיק/מעצב אירועים, חשוב לוודא שהוא או היא מתמחים באירועים קטנים. יש הבדל עצום בין הפקה של אירוע גדול לזו של אירוע קטן ומסוגנן, וחשוב שאיש המקצוע שאתם שוכרים יהיה מנוסה בסוג אירועים זה.